جايگاه ارزيابي در كارآمدسازي
همان طور كه پيش تر اشاره گرديد منظور از ارزيابي، نمايش كفايت لازم جهت عملكرد مورد نظر مي باشد. مراحل سه گانة اصلي زير در كارآمدسازي (و در گسترة تعيين قابليت عملكرد پيوسته و اثربخش با كارآيي مطمئن) داراي مفهوم و اهميت ويژه اي هستند. اين مراحل به ترتيب عبارتند از:
1) ارزيابي طراحي (Design Qualification) : بررسي و مستندسازي چارچوب طراحي مورد نظر براي يك دستگاه يا سامانه يا عملكرد خاص به ترتيبي كه قادر به انجام وظيفه تعريف شده خود باشد . منظور از ”انجام وظيفه به طور مناسب “همان قابليت عملكرد پيوسته و اثر بخش با كارآيي مطمئن مي باشد كه به آن اشاره شد.
٢) ارزيابي مشخصات (Specification Qualification) : بررسي و مستندسازي مشخصات مورد توافق براي يك دستگاه يا سامانه يا عملكرد خاص بر پاية قابليت سامانه و الزامات كاربر.
٣) ارزيابي كاري (Works Qualification) : مستندسازي وارسي ها (Checks) و كنترل هايي كه در طول ساخت و مراحل تكوين يك سامانه يا تجهيزات انجام مي گردد به ترتيبي كه متضمن رعايت مشخصات طراحي انجام شده و نتيجة مناسب آن باشد.
طي اين مرحله، هر تغيير اعمال شده بر روي طراحي اصلي، بايد دقيقًا مستند و كنترل گردد، چرا كه انجام اصلاحات بر روي طراحي مصوب اوليه ، در بسياري موارد اجتناب ناپذير است.
در ارزيابي كاري، سه مرحله ارزيابي مشخص تر به ترتيب زير، قابل تعريف مي باشند:
٣ – الف ) ارزيابي نصب:(Installation Qualification) بررسي و مستندسازي نصب سامانه و اجزاي يك فرآيند به منظور نشان دادن انطباق آن با مشخصات و الزامات طراحي.
٣ – ب) ارزيابي عملكردي:( Operation Qualification) بررسي و مستندسازي عملكرد سامانه يا فرآيند به منظور اطمينان از عملكرد صحيح آن در محدودة مشخص و تعريف شده براي آن . معمولا اين مرحله در صنايع فرآيندي، بدون مواد اوّليه اصلي انجام مي گردند كه به نوعي شبيه سازي فرآيند (Process Simulation) نيز قابل تعبير است.
OK اجرا ارزيابي/كارآمدسازي تعريف صراحي پايش OK OK OK Not OK Not OK Not OK Not OK
مدل انجام فرآيند ارزيابي و كارآمدسازي
مدلي كه مي توان براي اين فرآيند ارائه نمود، به قرار زير مي باشد:
درحقيقت، گسترة عمليات كارآمدسازي، از تضمين كيفيت فرآوردة حاصل از فرآوري، به تضمين كيفيت كل مراحل تكوين فرآيند و انجام آن توسعه خواهد يافت به طوري كه دربرگيرندة كارآيي و اثربخشي آ نها نيز باشد. به اين ترتيب، ضمن اطمينان از انجام فرآيند به طور پيوسته و با كيفيت، مي توان با افزايش كارآيي و اثر بخشي، به بهبود مستمر فرآيند (Kaizen) دست يازيد. از اين روست كه ”كارآمدسازي“ به عنوان ابزاري توانمند، توجه ويژة صاحبنظران را به خود معطوف داشته است. درحال حاضر طبق الزامات مديريت كيفيت سري ٩٠٠٠ ، هر سازمان موظف به كارآمدسازي كليه فرآيندهايي است كه نمي توان از نتيجة رضايت بخش كاركرد آن ها در انتهاي عمليات اطمينان حاصل نمود[ ٢] چرا كه در بسياري موارد، نقايص احتمالي پس از اتمام مراحل فرآوري ظاهر مي شوند كه طبيعتًا رفع نقص از آنها امكان پذير نبوده يا مستلزم صرف هزينه هاي چند برابر مي باشد.
اجراي عمليات كارآمدسازي
با توجه به گستردگي اهداف كارآمدسازي و طيف وسيع قابليت هاي آن، برنامه ريزي براي انجام شايستة اين فعاليت، اهميتي مضاعف يافته و البته مؤيد آن است كه كارآمدسازي يك كارگروهي است .
قبل از انجام اين عمليات، شفاف نمودن مواردي هم چون انت ظارات مت ّ صور از كارآمدسازي، تعريف واژگان مورد استفاده، پيكره بندي گزارشات و معرفي امضاهاي مجاز آن، برنامه ريزي كارآمدسازي، سياست هاي كارآمدسازي مجدد و كنترل تغييرات امري كام ً لا ضروري و مكتوب نمودن آن ها مؤكد مي باشد. به لحاظ اجرايي، بهترين نتيجه زماني حادث خواهد شد كه هستة كارآمدسازي از دو بخش اساسي به قرار زير تشكيل شده باشد:
كميتة راهبري گرو ههاي كاري
”كميتة راهبري كارآمدسازي ”بايد از تعداد محدودي افراد صاحب تجربه تشكيل شده باشد، به طوري كه ضمن دارا بودن توان طراحي و هدايت فعاليت هاي وابسته بر اساس برنامه هاي جامع موجود و خط مشي تعريف شده، قادر به ارزيابي منطقي نتايج حاصل شده بر اساس ويژگي هاي خاص هر فعاليت و سپس تصويب دستورالعمل هاي اجرايي مربوط باشند.
”گرو ههاي كاري كارآمدسازي “براساس فعاليت مورد نظر، پيكره بندي شده و وظيفة آ نها آماده سازي گزارشات توجيهي، برآورد منابع مورد نياز، تهيه دستورالعمل هاي مربوط و ساير اطلاعات لازم قبل از انجام عمليات مي باشد كه با تصويب آن ها توسط ”كميتة راهبري “، عمليات كارآمدسازي توسط اين گروه انجام خواهد شد كه نتايج آن دوباره به كميتة مزبور ارجاع مي گردد.
بديهي است هدف نهايي از مطالعات و عمليات كارآمدسازي، حصول اطمينان از تكوين فرآيند به گونه اي است كه :
- بتوان تحت كنترل بودن آن را به آساني دريافت.
- سطح بالايي از اطمينان. (Confidence) را در سامانة تضمين كيفيت فراهم ساخت.0
- بتوان بهبود مستمر را بر اساس شاخص هاي مورد توافق در مديريت عملكرد حاصل نمود.
البته حدود توجه و ميزان فعاليت هاي كارآمدسازي توسط مدير ارشد مجموعه تعريف مي گردد و آن چه در تعيين و توفيق آن (يعني كارآيي و اثربخشي) مؤثر م يباشد، وجود عناصر ذيل در سازمان ميباشد:
- ساز وكار مديريت پيش رونده؛
- استفاده از روشي براي تعيين نيازها؛
- مدلسازي هزينه؛
- مميزي من ّ ظم و مستقل.
مقدمه
فضاي حاكم بر جهان صنعتي امروز، ساز و كار ويژه اي را براي رقابت تعريف نموده است . امروزه كاهش زمان انجام كار به منظور افزايش كميت، كاستن هزينه هاي زائد به منظور كاهش هزينه هاي توليد و تاثير روي قيمت تمام شده، بهبود كيفيت جهت افزايش رضايت مندي مشتريان و تصاحب سهم افزون در بازار، جزو رئوس برنامه هاي اصلي و اهداف مديران قرار گرفته است . به علاوه، چاره جويي براي افزايش كارآيي و اثربخشي، ابزارهايي را براي دستيابي به اين اهداف ابداع نموده كه در سال هاي اخير مديريت كيفيت را مّتحول ساخته است . به عنوان مثال، يك شركت نفتي مالزيايي كه تا چندي پيش، كلّ فعاليت نفتي اش ٦٠٠٠٠٠ بشكه در روز بود (يعني يك هفتم شركت مّلي نفت ايران ) اخيرًا با استفاده از طراحي نظام مديريت كارآمد با وجود تقليل نيروي انساني خود به نصف، بازده خود را به سه برابر افزايش داده است . اكنون اين شركت در شرايطي قرار دارد كه روزانه ١ ميليارد دلار از سهامش در بازار بورس لندن دا د و ستد مي شود و در برخي كشورهاي خاورميانه، آسياي ميانه و حتي آمريكاي جنوبي پروژه هاي بزرگي را در دست اجرا دارد. [ ١
فضاي حاكم بر جهان صنعتي امروز كه يكي از مهم ترين مشخصه هايش رقابتي بودن آن مي باشد، دست اندركاران صنايع و خدمات را از رعايت دو عامل ناگزير ساخته است:
١. انطباق: رعايت انطباق را مي توان در دو محور مورد مطالعه قرار داد . در بسياري موارد، اخذ مجوز براي فروش كالا (يا ارائه خدمات ) منوط به داشتن گواهي انطباق با مشخصات كيفي يا ارائة داده ها و اطلاعاتي است كه مبين كيفيت باشد . به علاوه، ”انطباق “ موضوعي است كه مورد نظر فعاليت بازرسي قرار مي گيرد.
٢. اقتصاد: هر فعاليت سودمند و ابزار توانا براي دستيابي به اهداف مديريت عملكرد مي بايست از صورت هزينه هاي سربار خارج شده و قابليت صرفه جويي در هزينه ها را داشته باشد، چه براي معرفي فرآورده هاي جديد به طوري كه عمدتًا بي نياز از سرمايه گذاري زياد براي تجهيزات فوق پيشرفته باشد، چه براي به كار بستن فنون و ابزارهاي مديريت كيفيت به طوري كه كيفيت كار را تضمين نمايد. رويكرد علمي آزمون ها به ارزيابي كيفيت، مستلزم كنترل متغيرها با پارامترهاي فرآيندي است به طوري كه هيچ تداخلي با يكديگر نداشته باشند . به علاوه درصورتي كه لازم باشد هر متغير در محدودة مشخصات خود كنترل گردد، تعداد آزمون ها بيش تر خواهد شد . اصولا تعداد آزمون ها به صورت لگاريتمي(Exponential) با تعداد متغيرهاي آزمون افزايش مي يابد . بدون شك، استفاده از ابزاري جهت اثبات عدم وجود يا عدم احتمال بروز هر عامل مخرب در مسير انجام فرآيند، مي تواند بسيار مفيد
باشد اما نكتة مهم تر آن است كه چگونه مي توان اين ابزار را بر اساس رويكردي علمي، از يك تعريف به كاربردي مؤّثر تبديل نمود . در اين مقاله، كارآمدسازي به عنوان يكي از ابزارهاي توانمند در مديريت كيفيت جهت بهبود كارآيي و اثربخشي فرآيندها معرفي مي گردد.
معرفي
Validation لغت نويني نيست و سابقه اي طولاني دارد . اين لغت در لغت نامة Bailey (١٧٩١ميلادي) به معناي اثبات صحت بر مبناي قانون آورده شده است . اوّلين كاربرد عملي آن در صنعت داروسازي و به منظور تأييد كيفيت مواد اوليه، در سال ١٨٢٣ ميلادي در تاريخ ثبت گرديده است . از آن جا كه فرآورده هاي اين صنعت، بيش ترين حسّاسيت را از لحاظ تأثير مستقيم بر درمان و سلامت مصرف كننده دارا بوده، هم چنين با عنايت به پيشرفت هاي ّفن آوري و الزامات قانوني جهت ارتقا كيفي انواع فرآورده ها، اين مفهوم در اواسط دهة ٧٠ ميلادي در امريكا معرفي شد و پس از چند سال در اروپا مطرح گرديد كه به دليل قابليت هاي وسيع آن به شدت مورد توجه صنايع، نهادهاي قانوني و مراكز آموزشي قرار گرفت . به خصوص كه با جنبش كيفيت نيز مقا رن گرديد به طوري كه يكي از مهم ترين اصول اين جنبش، ايجاد كيفيت در طي مراحل فرآوري و نه سنجش كيفيت پس از آن بود . معمول ترين معنايي كه براي اين لغت به نظر مي رسد معتبرسازي است كه البته در كشور ما صحه گذاري خوانده شد . اينك در اوان هزارة سوم، نيازهاي اجتناب ناپذير صنايع امروز در عرصة رقابت، رويكرد نويني را به اين مفهوم لازم ساخته است كه با عنايت به اهداف و قابليت هاي آن، مفهوم وسيع تر كارآمدسازي معنا مي يابد.
كارآمدسازي عبارت از سلسله عمليات مستندي است كه بالاترين درجة اطمينان را براي يك فرآيند ايجاد مي نمايد تا ضمن دستيابي به مشخصات از پيش تعيين شدة خود، قادر باشد به طور پيوسته و با
[حداكثر] كيفيت فرآورد هاي را توليد نمايد.
اهداف كارآمدسازي
مهمترين اهداف كارآمدسازي را مي توان چنين برشمرد:
- پيوستگي و كيفيت مناسب عمليات :علاوه بر قوانين و مقررات وضع شده، اين عوامل به عنوان مهمترين هدف كيفي فعاليت ها با لحاظ محدوديت هاي اعتباري مطرح مي باشند و ارزش فرآيند را به طور مستقيم متأّثر مي سازند.
- بهبود كنترل فرآيند :مهم ترين پيش نياز كارآمدسازي، شناخت كامل فرآيند و عوامل مؤثر بر آن است. عدم اين شناخت، كنترل را ناممكن مي سازد.
- يافتن نقاط بحراني :شناسايي نقاط بحراني يكي از مهم ترين عوامل جهت كنترل و تضمين كيفيت فعاليت هاست.
- يافتن نقاط ضعف :اين مطالعات دقيق در سطح ي وسيع، با شناسايي و رفع نقاط ضعف باعث بهينه سازي عمليات خواهد شد.
- امكان پيش بيني رفتار فرآيند :علاوه بر يار ي در مطالعات امكان سنجي اجرا، براي مطالعة رفتار فرآيند جاري، حائز اهميت است.
- كاهش هزينه ها و افزايش بهره وري : يكي از اهداف بهينه سازي فرآيند مي باشد.
- هماهنگي با قوانين :وجود محدوديت هاي متنوع منابع، همچنين وجود قوانين متعدد حفاظتي و ايمني (زيست محيطي، كار و ….) در برخي صنايع استفاده از اين اصول را الزامي نموده است.
كارآمدسازي به عنوان يك فعاليت گام به گام براي كارآمدسازي هر فرآيند يا هر نظام، حصول اطمينان از برآورده شدن الزامات اساسي ذيل ضروري ميباشد:
- تعريف مناسب؛
- طراحي درست؛
- قابليت عملكرد پيوسته و مؤّثر با كارآيي مطمئن.
قبل از آغاز فرآيند كارآمدسازي، جمع آوري داده هاي كافي براي فرآيند مورد نظر ضروري مي باشد . اغلب مرحلة تعيين مش ّ خصات و انجام طراحي، كم تر مورد توجه شركت ها قرار م ي گيرد به ويژه زماني كه درخصوص موضوع مورد نظر، ا ّ طلاعات كافي وجود ندارد . اما توجه به اهميت اين نكته بسيار حياتي است چرا كه مهم ترين هدف از انجام اين مرحله از فعاليت، اطمينان از انتخاب و طراحي مطمئن ترين روش، بهترين بازده و كمترين هزينه (هزينه هاي سرمايه گذاري هزينه هاي بهره برداري ) مي باشد . به بيان ديگر، اطمينان از اين كه كليه فعاليت هايي كه بهترين وجه ممكن تعريف و طراحي شده اند در عمل نيز به بهترين وجه انجام خواهند پذيرفت، موضوع نظر اين فعاليت مي باشد. شايان توجه اين كه عواملي هم چون تجهيزات (Machine) ،روش (Method) و نيروي انساني (Man) جملگي در گسترة تعيين قابليت عملكرد پيوسته و اثربخش با كارآيي مطمئن قرار مي گيرند كه ، بهبود هر يك از اين عوامل در قدم بعد مورد نظر خواهد بود . به ديگر سخن، حجم عمده اي از عمليات كارآمدسازي را ارزيابي(Qualification)يا نمايش كفايت لازم جهت عملكرد تعريف شده، تشكيل مي دهد كه به مراحل آن نيز اشاره خوا هد شد . اما بايد توجه نمود كه خاتمة اين عمليات، پايان فرآيند كارآمدسازي نيست و اين تنها خاتمة مقدمة آن است. آن چه بايد در پي مورد نظر واقع شود عبارتست از:
- پايش مداوم؛
- مديريت كنترل تغييرات؛
- كارآمدسازي مجدد (Revalidation) در زمان لازم.
معرفي كارآمدسازي در مديريت كيفيت و تأثير آن بر بهبود كارآيي و اثربخشي فرآيندها
بسياري از صاحبنظران علم مديريت، بهره وري را دربرگيرندة دوعامل كارآيي و اثربخشي مي دانند. بديهي است تحّقق بهره وري، مستلزم اعمال مديريت صحيح و علمي جهت دستيابي به اهداف تعيين شده است . اين مديريت درنهاي ت به كاهش زمان انجام كار، كاستن هزينه هاي زائد، بهبود كيفيت و افزايش كميت خواهد انجاميد كه مي توان آن را مديريت عملكرد دانست و مديريت كيفيت نيز در همين راستا تكوين يافته است . تفكر نوين جهان صنعتي، توجه دست اندركاران را بيش از پيش به دو عامل معطوف داشته است: “رعايت انطباق” و “ملاحظه اقتصاد ”. در عين حال كه انطباق بين “آنچه هست ” با “آنچه بايد باشد ” حائز اهميت است اما رعايت اصول اقتصادي در اين راستا اجتناب ناپذير مي نمايد، به طوري كه هر ابزار توانا و فعاليت سودمند براي دستيابي به اهداف مديريت عملكرد يا مديريت كيفيت، بايستي از صورت هزينه هاي سربار خارج شده و قابليت صرفه جويي در هزينه ها را داشته باشد.
اغرا ق آميز نيست اگر Validation جزو معدود فنوني از مديريت كيفيت قلمداد شود كه به عنوان ابزاري توانمند، توجه ويژة صنايع، مراكز آموزشي، صاحبنظران و نهادهاي قانوني را به خود معطوف داشته است . لغتي كه ابتدا در اواسط دهة ٧٠ ميلادي در امريكا معرفي شد و پس از چند سال در اروپا مطرح گرديد كه در كشور ما صحه گذاري خوانده شد . اينك در اوان هزارة سوم، نيازهاي اجتناب ناپذير صنايع امروز در عرصة رقابت، رويكرد نويني به Validation را لازم ساخته است كه قابليت ها و توانمند ي هاي آن، بسيار فراتر ازصحه گذاري بوده و اين مفهوم نوين پس از مطالعه در محافل علمي و تخصصي، براي نخستين بار در كشور توسط اين گفتار با عنوان ”كارآمدسازي “ معرفي مي گردد كه اين فعاليت ضمن رعايت جوانب اقتصادي، در نهايت مي تواند به بهبود مستمر(Kaizen) نيزمنجر شود.
در اين مقاله، ضمن معرفي مفهوم كارآمدسازي به عنوان يك فرآيند گام به گام، مدلي براي انجام عمليات ارائه خواهد شد . پس از تبيين جايگاه ارزيابي در اين فعاليت، تعامل كارآمدسازي و مديريت مؤّثر مورد بررسي قرارخواهد گرفت. هم چنين در پي تعريف روند انجام عمليات كارآمدسازي، ارزيابي خطر در كارآمدسازي مطالعه خواهد شد.
